Za uspešno poslovanje je upravljanje odnosov s strankami gotovo ključnega pomena. Uspešno bomo poslovali le, če lahko vzdržujemo interes svoje ciljne publike in za stranke dobro poskrbimo. To nam daje tudi nove priložnosti za boljše prodajne rezultate in potencial za poslovno rast. V vsakem primeru se splača za stranke dobro skrbeti, navsezadnje s tem vzdržujemo tudi ugled podjetja in gradimo zaupanje na trgu.
Za ta namen se poslužujemo različnih pristopov, s katerimi dosežemo svoje stranke. V praksi upravljanje odnosov s strankami vključuje vrsto različnih opravil, ki imajo običajno ta namen, da ohranjamo interes pri svojih strankah in vzdržujemo njihovo zaupanje. Pogosto se ob tem poslužujemo tudi neposrednega trženja, za znane stranke lažje pripravimo dobre ponudbe in jih prepričamo v nakup. Zato se vsekakor splača izkoristiti priložnosti, ki jih imamo na tem področju.
Kako poteka upravljanje odnosov s strankami?
V sodobnih podjetjih upravljanje odnosov s strankami temelji na velikih podatkovnih zbirkah, s katerimi imamo lahko dober nadzor nad svojimi kupci. Tako ali tako pri poslovanju zbiramo raznovrstne informacije, nekatere moramo hraniti, druge so le dobrodošle, če jih znamo uporabiti. Tudi o strankah imamo določene podatke, ki jih izkoristimo za vzdrževanje dobrih odnosov. To so podatki o njihovem vedenju in nakupih, pa tudi druge informacije, ki jih v tem procesu zbiramo.
Na podlagi zbranih podatkov lahko oblikujemo različne skupine strank, to so ciljne skupine, za katere pripravimo prilagojene pristope pri upravljanju odnosov z njimi. Včasih gre za povsem preproste ukrepe, recimo avtomatsko obveščanje o novostih in akcijskih ponudbah, obveščanje o podobnih izdelkih glede na zgodovino nakupov, nenazadnje lahko pošiljamo tudi prilagojene ponudbe ob rojstnih dnevih in drugih posebnih priložnostih. Če imamo na voljo dovolj podatkov, nam upravljanje odnosov s strankami odpira mnoge možnosti za uspešno poslovanje.
Tu se seveda močno zanašamo na urejeno podatkovno zbirko, ki jo bo mogoče pri poslovanju dejansko izkoristiti. Na voljo imamo napredne rešitve, ki jih pripravljajo informacijski zanesenjaki. 360ECM Informatika ponuja napreden poslovni sistem, s katerim si to delo precej olajšamo, takoj se pokažejo mnoge možnosti za upravljanje odnosov s strankami ter za druge obveznosti pri vodenju podjetja. Nenazadnje se pri podatkovno podprtem poslovanju zanašamo na zbrane podatke tudi pri mnogih drugih opravilih.
Poslovna inteligenca pomaga pri pomembnih poslovnih odločitvah
Zbrani podatki nam omogočajo preudarno sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev. Ne glede na to, ali gre za upravljanje odnosov s strankami ali kakšne druge naloge, se pogosto zanašamo prav na zbrane informacije, ki nas usmerjajo do pravih rešitev.
Zato mora biti poslovna inteligenca ustrezno pripravljena. Najbolje se izkaže celovit pristop, za podatkovno podprto poslovanje je treba najprej ustvariti obsežno podatkovno zbirko. Informacije zbiramo na različne načine, tako posredno kot neposredno, na različnih točkah pri poslovanju. V podatkovno zbirko vključimo vse informacije, ki utegnejo biti relevantne pri upravljanju poslovanja, še posebej pa kakšne poslovne dokumente in konkretne podatke, ki so pri sklepanju pomembnih odločitev najbolj pomembni.
A če imamo dober sistem, ki skrbi za zbiranje, hranjenje in razvrščanje podatkov, lahko na ta način hranimo in naposled uporabimo še veliko več informacij, tudi tiste, za katere si morda ne bi mislili, da nam bodo posebej koristile. Ravno tu ima dobra poslovna inteligenca velik potencial, saj lahko predstavlja odločilno konkurenčno prednost. Z dobrim podatkovnim sistemom bomo zbrane informacije optimalno izkoristili, lažje bomo upravljali podjetje in izkoristili priložnosti, ki se pri poslovanju odpirajo. Običajno te naloge v veliki meri prepustimo poslovnim sistemom, ki skrbijo za učinkovito shranjevanje podatkov in omogočajo tudi enostaven vpogled v podatkovno zbirko.
Omenili smo že nekatere prednosti, ki jih ima poslovna inteligenca pri upravljanju odnosov s strankami. Ta opravila si z ustrezno podatkovno zbirko močno olajšamo, lahko jih tudi avtomatiziramo, če imamo zmogljiv poslovni sistem. A pri teh programih lahko najdemo še številne druge impresivne funkcije, ki nam pri poslovanju zelo pomagajo. Da bo poslovna inteligenca dejansko koristna, moramo poseči po praktičnih orodjih, ki so pripravljena prav za ta namen.
Za obdelavo podatkov skrbi dokumentni sistem
Obstajajo različne rešitve za shranjevanje in obdelavo podatkov, a v večjih podatkovnih zbirkah si ne moremo privoščiti kakšnih kompromisov. Potrebujemo zmogljiv sistem z brezhibnim delovanjem in naprednimi funkcijami. Na srečo lahko najdemo sodobne dokumentne sisteme, ki so za takšne naloge kot nalašč.
Takšno programsko opremo najdemo pri informacijskih strokovnjakih, ki pripravljajo rešitve za poslovno rabo. Pogosto se obrnemo na uveljavljene in preverjene poslovne sisteme, ki so prikrojeni za zahtevnejše uporabnike. Tak dokumentni sistem najdemo na https://360ecm.si/dokumentni-sistem.html pri podjetju 360ECM, ki s svojo ponudbo cilja prav na podjetja, ki se zanašajo na podatkovno podprto poslovanje. Orodja so odlično prilagojena specifičnim potrebam takšnih uporabnikov, zato lahko pričakujemo izvrstno izkušnjo pri zbiranju, shranjevanju, razvrščanju in uporabi podatkov.
Kaj nam omogoča dokumentni sistem?
Vsak dokumentni sistem ima svoje funkcije, tako da izbiramo med različnimi orodji, ki najbolje odgovarjajo na naše zahteve. Tu si lahko privoščimo kar dosti svobode, če dobro poznamo svoje zahteve in smo pripravljeni pobrskati po širni ponudbi.
Gotovo pa pričakujemo, da bo dokumentni sistem omogočal enostavno delo z velikimi podatkovnimi zbirkami. To so orodja, ki olajšajo shranjevanje in obdelavo poslovnih dokumentov, hranimo lahko datoteke v različnih formatih in z različnimi vsebinami. Dober dokumentni sistem ima mnoge funkcije, ki omogočajo samodejno razvrščanje dokumentacije, pripravimo lahko različna pravila in postopke za obdelavo. Velik potencial se pokaže pri uporabi zbranih podatkov, saj lahko dokumentni sistem pripravi podrobna poročila, prikazuje statistiko in omogoča enostavno brskanje tudi po večji podatkovni zbirki. Tako bo poslovna inteligenca dejansko uporabna.
Seveda ima dokumentni sistem pomembno vlogo tudi pri delovnih opravilih, s katerimi se redno srečujemo. Nenazadnje imamo pri delu pogosto opravka s projektno dokumentacijo in drugimi nujnimi informacijami, ki jih moramo imeti vedno na razpolago. V večjih podjetjih skrbi dokumentni sistem za učinkovito delo projektnih skupin, omogoča hkratno uporabo in urejanje shranjenih dokumentov, beleženje sprememb in shranjevanje različic, pogosto so tu tudi orodja, ki omogočajo učinkovito komunikacijo v kolektivu.
Dokumentni sistem deluje tudi kot elektronski arhiv
Funkcionalnosti takšnih sistemov se lahko precej razlikujejo, saj imamo pri uporabi tudi precej različna pričakovanja. A gotovo se bomo osredotočili na tiste funkcije, ki so najbolj pomembne za dobro delovanje in odličen izkoristek takšne programske opreme. Ena izmed nepogrešljivih funkcij je elektronski arhiv, ki ga potrebuje praktično vsako podjetje.
Vsako podjetje mora hraniti nekatere ključne dokumente, to predpisujejo tudi zakoni. Nekatere dokumente moramo hraniti trajno, druge le začasno. Da se ne bi ukvarjali z dokumenti na papirju, se veliko raje odločamo za digitalne različice, ki jih lažje hranimo. Sicer bi potrebovali pravi arhiv, veliko škatel in papirja, arhivske regale in urejene prostore, verjetno bi morali pripraviti tudi kopije in posebej paziti, da v arhivu ne pride do kakšnega incidenta. Elektronski arhiv nam vse to močno olajša, predvsem nam omogoča enostavno trajno shranjevanje dokumentov, ki jih moramo imeti na varnem. Datoteke v digitalni obliki ne zasedejo toliko prostora in niso tako občutljive, veliko lažje jih je shranjevati in razvrščati, lahko jih tudi kopiramo in prestavljamo, ne da bi morali zapustiti svoje delovno mesto.
Tako ima elektronski arhiv zelo pomembno vlogo v praktično vsakem podjetju, kjer se srečujemo s pomembno poslovno dokumentacijo in drugimi vsebinami. Spet se izkaže, da je pametno staviti na napredne poslovne sisteme, ki imajo tudi te funkcije. Pogosto je elektronski arhiv vključen v dokumentni sistem oziroma kar v širši poslovni sistem, ki nam daje celovit pregled nad poslovanjem. Dokumentacijo bomo imeli na varnem, hkrati pa bodo podatki tudi vedno na voljo, če jih bomo želeli uporabiti. Tudi arhivsko gradivo je namreč zelo uporabno za podatkovno podprto poslovanje, če seveda imamo sistem, ki nam predstavlja te vsebine v enostavno dostopni obliki. Na ta način si olajšamo upravljanje odnosov s strankami in še mnoge druge obveznosti pri poslovanju.
Z dobro podatkovno zbirko je lažje tudi vodenje kakovosti
Skrb za zadovoljstvo strank je prioriteta, ki nam postavlja različne naloge. Omenili smo nekatere opravke pri upravljanju odnosov s strankami, včasih se s svojimi kupci tudi neposredno srečamo, če urejamo kakšne reklamacije in pritožbe ali druge zadeve. Vse to se že dotika vodenja kakovosti, ki je druga plat skrbi za zadovoljstvo kupcev. Prav s kakovostnimi izdelki oziroma storitvami v ponudbi bomo namreč stranke najbolj prepričali, tako da imamo najprej to obveznost, preden se sploh posvetimo vsem drugim nalogam pri vzdrževanju dobrih odnosov s svojimi strankami.
Nujno moramo skrbeti za vodenje kakovosti, saj s tem ne dobimo le kvalitetnih izdelkov, temveč zagotavljamo tudi učinkovite delovne procese in ekonomično uporabo svojih sredstev in kadra. Zagotavljamo sledljivost materiala, ustreznost delovnih procesov, naposled seveda potrdimo brezhibnost izdelkov, ki jih pošiljamo na trg. Tu ne smemo iskati bližnjic, vodenje kakovosti je treba imeti stalno pod nadzorom. Jasno je, da si bomo tudi pri tem pomagali z naprednimi poslovnimi sistemi.
Ker imamo tudi za vodenje kakovosti različne obveznosti, nam urejena podatkovna zbirka pomaga na različne načine. Na ta način se lahko opravi optimizacija delovnih procesov, nadzor imamo nad dobavo in materialom, pa tudi nad kadrom in delom. Povsem konkretno nam zbrani podatki lahko pomagajo pri zagotavljanju ustreznosti izdelkov pri preverjanjih in certificiranju, pogosto imamo podane točne roke za kakšne obveznosti. Redno moramo skrbeti za pregledovanje in vzdrževanje delovne opreme, slediti želimo tudi aktivnosti kadra. Vodenje kakovosti ima zelo širok doseg, če želimo svojim strankam pripraviti kar najboljšo ponudbo.